การสับเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์
EDI ( Electronic Data Interchange )
การติดต่อสื่อสารด้วยระบบคอมพิวเตอร์ กับคอมพิวเตอร์ ที่ช่วยผู้ที่กระทำการค้าในด้านการแลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสารโดยต้องมีรูปแบบที่เป็นมาตรฐาน
EDI ได้พัฒนาขึ้น และ ได้รับความนิยมในหมู่ผู้นำด้านธุรกิจทุกวันนี้ เนื่องมาจากรูปแบบ และ การยอมรับอย่างกว้างขวาง EDI ช่วยในการเปลี่ยนจากการใช้แรงงาน และ รายการค้าที่ต้องใช้กระดาษ เพื่อให้มีต้นทุนต่ำ
ส่วนประกอบสำคัญของระบบ EDI
1. Hardware
Hardware หมายรวมถึงคอมพิวเตอร์ทุกประเภท และ อุปกรณ์ข้างเคียงของคอมพิวเตอร์ คอมพิวเตอร์เป็นองค์ประกอบสำคัญในการติดตั้ง EDI Communication โดยจะเป็นตัวช่วยในการส่งผ่านข้อมูลระหว่างคู่การค้า (Trading Partners)
ระบบ EDI สามารถใช้ได้กับเครื่องคอมพิวเตอร์ รุ่นเมนเฟรม หรือ Personal Computer(PC)
2. Telecommunication Networks
Telecommunication Networks จะใช้สายโทรศัพท์ (Telephone Line) ในการส่งผ่านข้อมูลระหว่างผู้ส่ง และ ผู้รับ โดยอาจติดต่อกันผ่านทางดาวเทียม
3. Communication Software and Translation Software
Communication Software and Translation Software ใช้ในการส่งผ่านข้อมูล และ รับข้อมูลระหว่างคอมพิวเตอร์ เช่น เมื่อผู้ใช้คอมพิวเตอร์คนหนึ่ง ต้องการติดต่อกับคอมพิวเตอร์ที่อื่น เขาต้องมี Communication Software และ Translation Software
Translation Software จะช่วยในการใส่รหัส (encoded) และ ถอดรหัส (decoded) ข้อมูล เพื่อให้คอมพิวเตอร์สามารถเข้าใจได้ หมายความว่าต้องมีมาตรฐานในการส่งผ่านข้อมูลที่คอมพิวเตอร์ของบริษัท และ คู่การค้าสามารถเข้าใจได้
การรักษาความปลอดภัยของระบบ EDI
ในระบบข้อมูลสารสนเทศ จำเป็นต้องมีการรักษาความปลอดภัย เพื่อใช้ในการควบคุมการเข้าถึงข้อมูล ซึ่งมีหลายวิธี แต่วิธีที่นิยมใช้มากได้แก่
• User name / Password
เป็นวิธีพื้นฐานของเครือข่ายซึ่งผู้ใช้จะมีสิ่งที่ใช้ในการระบุตัวผู้ใช้เองในเครือข่าย EDI โดยการใส่ User name / Password ที่ตั้งไว้ ถ้าใส่ไม่ถูก ก็จะไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลได้
• Call-Back
บนเครือข่าย EDI สามารถรู้ตัวผู้ใช้จาก User name / Password ของผู้ใช้คนนั้น Terminate the call และ ติดต่อกับผู้ใช้ที่สถานที่ที่ระบุก่อนหน้า และ จากหมายเลขโทรศัพท์ที่ใช้โทร
• Data Encryption
วิธีนี้จะนำมาใช้ในกรณีที่ข้อมูลมีลักษณะค่อนข้างพิเศษ คือเป็นข้อมูลที่คล้าย หรือ เหมือนกับระบบรหัสของทหาร
สำหรับ application ส่วนใหญ่ วิธี User name / Password เหมาะสมที่สุด สำหรับวิธี Call-Backที่ปลอดภัยกว่า จะมีต้นทุนที่มากกว่าสำหรับความปลอดภัยที่พิเศษขึ้น
ประโยชน์ของ EDI ต่อธุรกิจ
ประโยชน์ของ EDI นอกจากการพัฒนาในด้านการติดต่อสื่อสารระหว่างคู่การค้าแล้ว ยังช่วยเพิ่มแนวทางในการดำเนินธุรกิจ บริษัทหลายบริษัทได้เปรียบในการแข่งขันจากการใช้ EDI โดย EDI ยังได้กลายมาเป็นเครื่องมือทางธุรกิจที่มีบทบาท ไม่ใช่แค่ช่วยลด overhead cost หรือ การใช้กระดาษ
ในปัจจุบัน บริษัทที่ทำการค้า นำ EDI มาใช้เพื่อสร้างความพอใจแก่ลูกค้า และ Supplier สำหรับบริษัทที่ใช้กลยุทธ์การเป็นผู้นำ
ประโยชน์ของ EDI สามารถสรุปได้ดังนี้:
1. ประหยัดต้นทุนจากการผิดพลาด และ การซ้ำซ้อนของการคีย์ข้อมูล
2. ลดเวลาการสั่งซื้อสินค้า ลดจำนวนวันในการสั่งซื้อทั้งจากลูกค้า หรือ การสั่งซื้อถึง Supplier
3. ลดเวลา และ ค่าใช้จ่ายในกิจกรรมที่ใช้เอกสาร
4. ความรวดเร็วในการรับส่งข้อมูล
5. เพิ่มความถูกต้องในขบวนการจัดหา และ ได้มาซึ่งวัตถุดิบ
6. การบริหาร และ การดำเนินงานที่เร็วขึ้น
7. ผู้ซื้อให้เวลากับการเลือก Supplier และ ทำกิจกรรมที่มีคุณค่าอื่นๆ เพราะมีข้อมูลระหว่างคู่การค้ามากขึ้น
8. พัฒนาการบริการลูกค้า
9. การตัดสินใจที่ดีขึ้น
10. เพิ่มรายได้ จากการขยายตลาด
11. รักษารายได้ที่มีอยู่ โดยสร้างความสัมพันธ์กับลูกค้าที่มีอยู่
12. ลดต้นทุน โดยลด หรือ ขจัดการใช้กระดาษในการทำเอกสาร และ การเตรียมการเก็บ และ การค้นหา
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น